Controle de vencimento de contratos: planilha grátis e quando ela deixa de funcionar

Um controle de contratos que funciona tem, para cada contrato, a data de fim, o prazo de aviso prévio, a data-limite para cancelar e a regra de reajuste. Sem esses quatro dados, a planilha é só uma lista.

A maioria das planilhas que circulam por aí tem fornecedor, objeto, início, fim e valor. É o suficiente para saber o que existe, e insuficiente para evitar o prejuízo, porque o dinheiro se perde em três momentos que nenhuma dessas colunas mostra: quando o prazo de avisar passa, quando o contrato renova sozinho e quando o reajuste chega sem conferência.

Cada coluna existe por uma razão. Se a sua planilha não tem a data-limite para cancelar, ela avisa tarde. Se não tem o mês-base do reajuste, você paga o que o fornecedor mandar.

A planilha abaixo tem todas as colunas da tabela, com as fórmulas prontas, formatação por cor e um painel simples. Funciona no Excel e no Google Planilhas. Não pede e-mail nem cadastro.

O que cada aba faz

• Contratos: uma linha por contrato. Você preenche fornecedor, datas, aviso prévio, valor e reajuste; a planilha calcula o resto.
• Aditivos: cada aditivo com o que mudou. Mudou a data de fim ou o valor, atualize a linha do contrato.
• Painel: quantos contratos estão vigentes, quantos vencem em 90 dias, quantos estão com o aviso prévio em curso e quantos venceram, mais o valor mensal somado e a contagem por unidade.
• Parâmetros: os marcos de alerta (90, 60 e 30 dias) e as listas de unidades e áreas.

As fórmulas, explicadas

Nada de macro. São quatro fórmulas, e vale entender cada uma para confiar no que a planilha mostra. Os exemplos usam a linha 2; G é a data de fim, H o aviso prévio em dias, N o mês-base do reajuste.

• Dias para vencer: =G2-HOJE(). Negativo é contrato vencido.
• Data-limite para cancelar: =G2-H2. O lembrete do calendário vai nessa data, com folga.
• Próximo reajuste: =DATAM(N2;12). Se já passou, a planilha pula para o ano seguinte.
• Status: “Vencido” quando os dias para vencer são negativos; “Aviso prévio em curso” quando a data-limite já passou e o contrato ainda vige; “Vence em 90 dias” quando faltam 90 ou menos; “Vigente” no resto. A formatação condicional pinta a linha inteira pelo status.

A planilha não manda e-mail. O alerta é você, ou alguém da equipe, abrindo o arquivo numa rotina fixa e um lembrete no calendário marcado na data-limite para cancelar.

1. Preencha a data de fim e o prazo de aviso prévio de cada contrato. Sem os dois, não há alerta.
2. Deixe a coluna de status fazer o trabalho: ela muda de cor conforme a data se aproxima.
3. Filtre a aba Contratos por status “Vence em 90 dias” e “Aviso prévio em curso” toda segunda-feira. Dez minutos.
4. Para cada contrato que apareceu no filtro, crie um evento no calendário na data-limite para cancelar, com 15 dias de folga, e convide quem decide.
5. Quando decidir (renovar, renegociar ou sair), anote na coluna Observações e, se houver aditivo, na aba Aditivos.

Funciona enquanto a rotina existir. O dia em que a pessoa que abre a planilha sai de férias é o dia em que o alerta não acontece.

Os três marcos existem para dar tempo. Noventa dias é o prazo de aviso prévio mais comum em locação comercial e em serviços de maior valor; se o seu contrato pede 120, puxe tudo um mês para trás.

90 dias antes

• Decidir: renovar, renegociar ou sair. Não decidir é decidir por renovar.
• Ler a cláusula de aviso prévio e a de multa por rescisão. Confirmar a data-limite na planilha.
• Se for sair, levantar alternativas e prazos de transição.

60 dias antes

• Negociar valor e reajuste. Pedir proposta por escrito.
• Conferir o índice do último reajuste aplicado contra o do contrato.
• Alinhar com a unidade que usa o serviço o que mudou de necessidade.

30 dias antes

• Formalizar: aditivo assinado (renovação ou mudança) ou notificação de não renovação enviada pelo canal previsto no contrato.
• Guardar o protocolo da notificação junto do PDF.
• Atualizar a planilha: novo fim, novo valor, aditivo registrado.

Para contratos com cláusula de renovação automática, a data que manda é a data-limite para avisar. Se ela passar, o contrato renova nas mesmas condições, e o checklist recomeça no ano seguinte.

A planilha deixa de funcionar quando o controle depende de uma pessoa, quando existe mais de uma versão ou quando o contrato está num lugar e o PDF em outro. Nada disso é defeito da planilha: é o tamanho da operação que mudou.

Os sinais aparecem sempre na mesma ordem:

• Cada unidade tem a própria versão, e a diretoria não sabe qual é a certa.
• Alguém pergunta “onde está o PDF desse contrato?” e a resposta demora um dia.
• O alerta depende de uma pessoa abrir o arquivo, e essa pessoa tem outras cem coisas.
• Aviso prévio e reajuste não têm lembrete, só a data de fim.
• Um aditivo mudou a data e ninguém atualizou a linha. A planilha segue certa e errada ao mesmo tempo.
• A diretoria pede “quanto pagamos de locação por unidade?” e a resposta vem com três planilhas abertas.

Para uma empresa com uma unidade e vinte contratos, a planilha resolve por anos. Para uma rede com cinco unidades e duzentos contratos, ela vira um segundo trabalho.

Compare pelo que muda no dia a dia, não pela lista de funções.

Se você marcou três linhas na coluna da direita como necessidade de hoje, vale testar: suba um PDF e compare com a sua planilha.