Checklist de renovação de contrato: 90, 60 e 30 dias antes do vencimento

Os três marcos dão tempo para três coisas diferentes: decidir e pedir proposta (90 dias), negociar condições (60 dias) e formalizar o que foi decidido (30 dias). Sem eles, a renovação acontece por omissão.

Renegociar valor, avisar o fornecedor dentro do prazo do contrato e, se for o caso, trocar de fornecedor não cabem em uma semana. Trocar um prestador de limpeza, de manutenção ou um imóvel pede cotação, visita e período de transição. Por isso o primeiro alerta precisa vir bem antes do fim, e o último ainda deixa margem para assinar um aditivo ou enviar a notificação.

Se a data-limite para avisar cair antes do marco de 30 dias, ela vence: a notificação sai na data-limite, não no último marco.

A data-limite para avisar é a data de fim do contrato menos o prazo de aviso prévio, ou seja, fim − aviso prévio. É essa data que vira o lembrete, e não a de fim.

Exemplo: o contrato termina em 31/01 e o aviso prévio é de 90 dias. Contando 90 dias para trás a partir de 31/01, a data-limite é 02/11 do ano anterior. Com um lembrete 15 dias antes (em 18/10), sobra tempo para decidir e redigir a notificação. Se o contrato conta o aviso em dias úteis, ou exige que a carta chegue (e não apenas seja enviada) até a data-limite, o cálculo muda: confira a cláusula.

Para montar o controle em planilha, com a fórmula pronta, veja o guia de controle de vencimento de contratos e baixe a planilha de controle de contratos.

• Contar os dias a partir da data de fim, e não da data-limite para avisar.
• Depender de uma única pessoa para abrir a planilha, sem substituto nas férias.
• Enviar o aviso sem guardar o comprovante, e depois não conseguir provar a data.
• Aceitar o reajuste proposto sem conferir o índice e a data-base do contrato.
• Assinar o aditivo e não atualizar o cadastro, de modo que o alerta do ciclo seguinte sai com a data antiga.

Nenhum desses erros é difícil de evitar. Todos acontecem quando o prazo vive na cabeça de alguém, e não num lugar que avisa sozinho.

A renovação é o momento em que o fornecedor costuma aplicar o reajuste. Antes de aceitar o valor novo, confira três dados do contrato: o índice (IGP-M, IPCA, INPC ou outro), a data-base e o período de apuração. Em seguida compare o percentual proposto com o acumulado do índice no período.

Para fazer a conta, use a calculadora de reajuste, que consulta IGP-M, IPCA e INPC. Se a proposta passou do índice previsto em contrato, isso entra na negociação do marco de 60 dias.

Em empresa com várias unidades, o checklist falha quando ninguém sabe de quem é cada passo. Uma divisão que funciona:

• O gerente da unidade confirma, no marco de 90 dias, se o serviço ainda atende e se há problema com o fornecedor.
• Quem negocia (compras, administrativo ou diretoria) pede a proposta e conduz o marco de 60 dias.
• Quem tem poder de assinar formaliza no marco de 30 dias; a diretoria acompanha o que está perto do prazo em todas as unidades.
• Contratos que valem para várias unidades têm um único responsável, para não haver aviso duplicado nem aviso nenhum.

O Contrattos manda alertas por e-mail nas antecedências configuradas (90, 60 e 30 dias, por exemplo) e calcula a data-limite para avisar a partir do fim e do aviso prévio lidos do contrato. Cada dado vem com a página do PDF de onde saiu, para você conferir antes de salvar. O gerente vê só a sua unidade e a diretoria vê tudo. Quando o contrato é renovado, o aditivo entra no histórico do contrato, com o PDF ao lado. Veja os planos.